Có thể đáng báo động (ít nhất là) khi quy trình làm việc không hoạt động theo kế hoạch và không phải lúc nào cũng dễ dàng biết chính xác điều gì đã xảy ra.
Một trong những công cụ HubSpot mạnh mẽ nhất, quy trình công việc cung cấp khả năng lên lịch gửi email tiếp thị hàng loạt, tạo giao dịch cho người liên hệ, chỉ định khách hàng tiềm năng sắp tới cho đại diện bán hàng của bạn, v.v., tất cả chỉ bằng một nút chuyển đổi.
Đảm bảo quy trình làm việc của bạn được thiết lập để đạt được thành công và mức độ tương tác tối ưu bằng cách tránh những lỗi phổ biến này.
1. Sử dụng sai mục tiêu
Mục tiêu dòng công việc được dùng để đặt mục tiêu tổng thể của dòng công việc và đo lường mức độ nó nuôi dưỡng các đối tượng đã đăng ký. Hãy coi nó giống như một trình kích hoạt “hủy đăng ký”.
Khi một liên hệ đáp ứng mục tiêu đã đặt, họ sẽ tự động được hủy đăng ký khỏi quy trình làm việc. Nếu bạn không chắc tại sao một đối tượng đột nhiên bị xóa khỏi quy trình làm việc, hãy quét tab Lịch sử.
Các đối tượng đã hủy đăng ký khỏi quy trình công việc do đáp ứng mục tiêu sẽ được đánh dấu tương ứng.
Các mục tiêu rất hữu ích khi tạo quy trình làm việc nuôi dưỡng các liên hệ. Nếu bạn đang sử dụng quy trình công việc để cập nhật hàng loạt thuộc tính liên hệ, thì có thể không cần thiết.
Bạn có thể báo cáo về số lượng người liên hệ đã đáp ứng mục tiêu quy trình công việc bằng cách xem tab Hiệu suất hoặc lọc chúng trong danh sách.
>> Tham khảo: Độ tuổi của khách hàng là bao nhiêu và nó có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp của bạn?
2. Luồng công việc xung đột
Tại sao thuộc tính liên hệ này cập nhật không chính xác?
Câu hỏi phổ biến về quy trình công việc này thường là kết quả của hai hoặc nhiều quy trình công việc hoạt động với nhau. Điều này đặc biệt phổ biến đối với những người liên hệ mới đăng ký vào nhiều quy trình công việc ngay sau khi tạo.
Mặc dù một quy trình công việc có thể đang thiết lập một thuộc tính nhất định, nhưng một quy trình công việc khác có thể đang cố xóa thuộc tính đó, điều này dễ dẫn đến một số nhầm lẫn.
Kiểm kê thường xuyên các quy trình công việc của bạn để xem thuộc tính nào đang được sử dụng trong đó. Bạn có thể thực hiện việc này trong Cài đặt > Thuộc tính.
Chọn một thuộc tính (ví dụ: Liên hệ với chủ sở hữu) để xem liệu thuộc tính đó có đang được sử dụng trong bất kỳ quy trình công việc nào không.
Cách tốt nhất là giới hạn số lượng quy trình công việc đang thiết lập một thuộc tính hoặc đảm bảo chúng hoạt động phù hợp với nhau để tránh rủi ro khi thiết lập thuộc tính.
>> Tham khảo: Khấu hao là gì? Cách tính khấu hao.
3. Hiểu lầm đăng ký lại
Sử dụng đăng ký lại để cho phép các đối tượng đăng ký nhiều lần vào quy trình làm việc. Bạn có thể bật tính năng này bằng cách nhấp vào trình kích hoạt đăng ký quy trình công việc và chọn Thay đổi tùy chọn đăng ký lại.
Mặc dù một đối tượng chỉ phải đáp ứng một trong các tùy chọn đăng ký lại được đặt, nhưng nó cũng phải đáp ứng tất cả các yếu tố kích hoạt đăng ký ban đầu để đăng ký lại.
Nếu tính năng đăng ký lại được bật và đối tượng của bạn không đăng ký lại như mong đợi, thì có khả năng trình kích hoạt đăng ký lại không được đáp ứng đúng cách.
Bộ tiêu chí phải được đáp ứng lần thứ hai để một đối tượng đáp ứng trình kích hoạt. Ví dụ: nếu trình kích hoạt đăng ký lại đang được sử dụng là “Người liên hệ là thành viên của danh sách X”, thì người liên hệ đó phải được xóa và thêm lại vào danh sách sau khi hoàn thành quy trình làm việc để được đăng ký lại.
Khi một đối tượng đăng ký lại, tất cả các hành động trong quy trình công việc sẽ được thực hiện cho đối tượng.
>> Tham khảo: Nguyên tắc của năng suất và cách sử dụng chúng.
4. Quên sự chậm trễ
Sự chậm trễ là chất keo giữ các quy trình công việc thành công lại với nhau. Trong số tất cả các hành động quy trình công việc mạnh mẽ tồn tại trong HubSpot, sự chậm trễ cũng quan trọng không kém trong việc nuôi dưỡng các liên hệ và thúc đẩy sự tham gia.
ví dụ 1
Đôi khi, dữ liệu không được điền ngay vào bản ghi đối tượng khi khách truy cập chuyển đổi và được tạo dưới dạng người liên hệ trong tài khoản của bạn lần đầu tiên.
Có thể mất tới vài giây để dữ liệu đến xuất hiện trong các thuộc tính được liên kết. Nếu một quy trình công việc được thiết lập để chỉ định một liên hệ mới cho một đại diện bán hàng dựa trên phản hồi biểu mẫu của họ, hãy đặt thời gian trễ làm hành động đầu tiên.
Nếu không, liên hệ có thể đăng ký trong quy trình làm việc vài giây trước khi các thuộc tính liên hệ của liên hệ đó cập nhật xong và kết quả là có thể chỉ định sai chủ sở hữu. Mặc dù điều này không phải lúc nào cũng xảy ra, nhưng bạn có thể dễ dàng giải quyết vấn đề chỉ cần chậm trễ một phút.
ví dụ 2
Nếu một quy trình công việc được thiết lập để gửi một loạt email tiếp thị phụ thuộc vào việc một liên hệ có mở/bấm vào email trước đó hay không, thì cần có độ trễ sau mỗi hành động Gửi email để cho phép các liên hệ có thời gian tương tác với nó.
Nếu bị loại trừ, quy trình làm việc sẽ chuyển từ gửi email sang kiểm tra ngay xem người liên hệ có mở hoặc nhấp vào email đó hay không (họ sẽ không làm như vậy, trừ khi họ có siêu năng lực). Điều này sẽ dẫn đến việc thực hiện các hành động không chính xác trong quy trình công việc khi thời gian trôi qua.
5. Chỉnh sửa quy trình công việc đang hoạt động
Biết điều gì sẽ xảy ra khi chỉnh sửa quy trình làm việc đang hoạt động để các hành động và hiệu suất không gây bất ngờ.
5.1. Trình kích hoạt đăng ký
Khi chỉnh sửa trình kích hoạt đăng ký của quy trình làm việc đang hoạt động, những người liên hệ hiện đã đăng ký không còn đáp ứng tiêu chí đăng ký sẽ không bị xóa theo mặc định. Nếu bạn muốn chúng, hãy điều hướng trong quy trình làm việc tới Cài đặt > Hủy đăng ký và Loại bỏ, rồi chọn tùy chọn loại bỏ chúng.
5.2. Sự chậm trễ
Nếu độ trễ mà các liên hệ đang chờ được rút ngắn, chúng sẽ vẫn tuân theo độ dài độ trễ ban đầu, dài hơn. Tuy nhiên, nếu độ trễ kéo dài, các liên hệ sẽ gặp phải độ trễ mới. Xin lưu ý: Điều này chỉ áp dụng cho quy trình làm việc dựa trên liên hệ.
>> Tham khảo: Tại sao kể chuyện sẽ là kỹ năng kinh doanh quan trọng?
5.3. Thêm hoặc xóa hành động
Nếu một hành động được thêm/xóa vào quy trình làm việc tại vị trí phía sau vị trí hiện tại của người liên hệ đang hoạt động, thì họ sẽ không quay lại và hoàn thành/hoàn tác hành động đó. Nếu trước vị trí hiện tại của người liên hệ, họ sẽ hoàn thành/bỏ qua hành động khi họ đến.
Hãy xem các quy trình công việc mà bạn đã thiết lập để đảm bảo chúng được xây dựng để thành công! Khai thác sức mạnh của quy trình công việc để tự động hóa doanh nghiệp của bạn và nuôi dưỡng các mối liên hệ sẽ cho phép bạn tập trung vào việc phát triển tốt hơn, nhanh hơn.
