“ASAP” là từ viết tắt của “Càng sớm càng tốt”. Nó thường được sử dụng trong thư từ kinh doanh để yêu cầu trả lại kịp thời một sản phẩm có thể giao được như hợp đồng, phản hồi email hoặc một phần thông tin. Ví dụ: “Bạn có thể vui lòng trả lại thỏa thuận đã ký càng sớm càng tốt không?”
“Bạn có thể gửi cho tôi hợp đồng càng sớm càng tốt?” “Bạn sẽ chia sẻ phản hồi của bạn càng sớm càng tốt chứ?” “Tôi sẽ liên lạc lại với bạn ngay khi có thể.”
Bạn có thể đã đọc những câu này trong hộp thư đến của mình hàng trăm lần. Và, nếu bạn giống tôi, lần nào bạn cũng co rúm người lại.
>> Tham khảo: Lý do tại sao mọi người rời khỏi trang web của bạn.
Có một số vấn đề với cụm từ này: Thứ nhất, nó mơ hồ. Bạn có cần hợp đồng vào cuối tuần hoặc vào cuối ngày không? “Càng sớm càng tốt” để lại nhiều điều cho trí tưởng tượng.
Ngoài ra, yêu cầu thường khẩn cấp đối với người khác, nhưng không phải đối với tôi; nó khiến họ có vẻ tự cao và đòi hỏi cao; và nếu thời gian không phù hợp với lịch làm việc của tôi, tôi cảm thấy căng thẳng và lo lắng.
Đó là một phản ứng khá mạnh mẽ đối với bốn từ đơn giản.
May mắn thay, bạn có thể sử dụng 12 lựa chọn thay thế để truyền đạt cảm giác cấp bách mà không cần dùng đến “CÀNG SỚM CÀNG TỐT”.
1. “… theo [ngày giờ] vì [lý do]”
Bạn có thời hạn cụ thể để hoàn thành nhiệm vụ này không? Sử dụng cái đó để thay thế. Nếu người khác có thời gian chính xác, họ có thể ưu tiên công việc khác của mình cho phù hợp. Ngoài ra, bạn sẽ có vẻ ít tự đề cao hơn vì bạn có lý do rõ ràng cho ngày đến hạn của mình.
2. “Khi bạn có cơ hội [trong ngày hôm sau, trước ngày mai, tuần này]”
Nói “khi bạn có cơ hội” sẽ giúp người khác có chút không gian để thở, vì vậy bạn không bị coi là đang đòi hỏi. Tuy nhiên, thời hạn đảm bảo họ vẫn sẽ hoàn thành yêu cầu của bạn đúng hạn.
3. “Tôi xin lỗi vì sự khẩn cấp, nhưng bạn có thể vui lòng [làm X, gửi cho tôi Y, điền Z] vào thời gian sớm nhất có thể được không?”
Câu hỏi được diễn đạt một cách lịch sự này thể hiện mức độ khẩn cấp tương tự như câu hỏi “CÀNG SỚM CÀNG TỐT” nhưng theo một cách ân cần hơn nhiều.
4. “EOD”
Tất cả trừ những yêu cầu cấp bách nhất thường có thể đợi tám giờ. “EOD” cho thấy bạn muốn yêu cầu sớm được thực hiện, nhưng bạn không yêu cầu người khác từ bỏ mọi thứ để giải quyết nó.
5. “Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn hiểu được điều này [trước X và Y].”
Cho người khác thấy yêu cầu này có tầm quan trọng như thế nào trong danh sách việc cần làm của họ.
>> Tham khảo: Phương pháp bán hàng tốt nhất & Hệ thống bán hàng lấy khách hàng làm trung tâm.
6. “Vì đây là một yêu cầu tương đối khẩn cấp, hãy tạm dừng [Dự án X, cuộc họp Y, khả năng bàn giao Z] cho đến khi bạn hoàn thành.”
Khi bạn đang nói chuyện với một báo cáo trực tiếp, hãy sử dụng dòng này. Nó giúp họ luôn cập nhật khối lượng công việc và cho thấy bạn không tự ý giao việc cho họ.
7. “[Ngày và giờ] có khả thi để [xem xét hợp đồng, sắp xếp cuộc họp với Bộ phận Mua sắm, đạt được thỏa thuận thông qua bộ phận Pháp lý] không?”
Bạn muốn đảm bảo rằng khách hàng tiềm năng của bạn không kéo chân họ quá nhiều? Chọn thời hạn sớm hơn thời hạn tối ưu của bạn. Ví dụ: nếu bạn muốn họ ký vào đường chấm chấm trong bốn tuần tới, bạn sẽ chọn một ngày cách đó hai tuần.
Nếu khách hàng tiềm năng của bạn nói, “Tôi cần thêm thời gian,” hãy trả lời, “Được rồi, bạn có thể gửi cho tôi bất kỳ nhận xét ban đầu nào trước ngày đó không?”
Yêu cầu của bạn có vẻ hợp lý hơn vì bạn đã “sửa đổi” nó cho phù hợp với dòng thời gian của họ. Trên thực tế, bạn thực sự khiến họ cam kết đạt được tiến bộ trước thời hạn lý tưởng của bạn.
Và nếu khách hàng tiềm năng của bạn nói, “Chắc chắn rồi, chúng tôi có thể làm điều đó”? Thỏa thuận hiện đang kết thúc sớm hơn bạn mong đợi.
8. “CÀNG SỚM CÀNG TỐT, hoặc theo [ngày và giờ].”
“Ngay khi có thể” khá mơ hồ, vì vậy nếu bạn phải sử dụng nó, hãy thêm ngày và giờ để cho biết mức độ quan trọng của yêu cầu của bạn. Chẳng hạn, bạn có thể viết, “Vui lòng gửi thông số kỹ thuật của bạn càng sớm càng tốt hoặc trước 4 giờ chiều thứ Năm.”
9. “Thường thì tôi không yêu cầu quay vòng nhanh như vậy, nhưng [lý do khẩn cấp]. Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể giải quyết vấn đề này trước [ngày và giờ].”
Đưa ra lời giải thích về thời hạn gấp rút chứng tỏ bạn hiểu điều đó có thể gây bất tiện cho người khác. Một chút đồng cảm sẽ đi một chặng đường dài.
10. “Đây là thời điểm nhạy cảm.”
Truyền đạt nhu cầu về tốc độ trong bốn từ đơn giản.
11. “[Hỏi đúng lúc]”
Bạn muốn thực sự thu hút sự chú ý của ai đó? Thêm “[hỏi đúng lúc]” vào cuối dòng tiêu đề email của bạn. Nó không chỉ nổi bật trong hộp thư đến của họ, mà họ còn tò mò muốn biết điều gì đang rất cấp bách.
Chỉ cần đảm bảo vấn đề thực sự đúng lúc — và không chỉ cho bạn mà cho cả họ. Nếu bạn đang cố thuyết phục họ mua hàng trong sáu giờ tới để đạt được hạn ngạch, thì việc vội vàng đưa họ về đích sẽ khiến bạn trông có vẻ tự đề cao và có thể phản tác dụng.
>> Tham khảo: Quyết toán thuế TNCN 2023 cần chú ý gì?
12. “Phản hồi nhanh chóng của bạn sẽ được đánh giá cao.”
Khi bạn đang cố gắng nhận được câu trả lời nhanh chóng, hãy thử dòng này. Tuy nhiên, nó có thể bị coi là gây hấn thụ động, vì vậy tôi sẽ sử dụng nó một cách tiết kiệm.
13. “EOW”
Nếu bạn sử dụng “EOW” để mô tả ngày giao hàng mong muốn của mình, hãy đảm bảo rằng bạn thêm từ đó có nghĩa là “Cuối tuần” để không gây nhầm lẫn về từ viết tắt.
14. “Tôi sẽ sớm có câu trả lời cho bạn — vào cuối ngày”
Nếu bạn nói với khách hàng tiềm năng của mình rằng bạn sẽ nhận được phản hồi “trong thời gian ngắn” thì đây là một trường hợp khác khi việc thêm khung thời gian để giải thích ý nghĩa của từ “trong thời gian ngắn” đối với bạn là rất quan trọng.
15. “Đây là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi. Bạn có thể hoàn thành nó trước [ngày và giờ].”
Triển vọng không phải là độc giả tâm trí. Nếu bạn cần họ ưu tiên một nhiệm vụ, chỉ cần hỏi. Sẵn sàng thương lượng — xét cho cùng, họ không nhất thiết phải ràng buộc hoặc chịu trách nhiệm về dòng thời gian của bạn, nhưng hầu hết thời gian họ sẽ làm việc với bạn.
