Nếu bạn là người thường xuyên sử dụng Excel, có thể có một vài tính năng mà bạn thấy mình sử dụng đi sử dụng lại nhiều lần trong công việc của mình.
VLOOKUP, bộ lọc tự động và định dạng có điều kiện là những phần quan trọng trong kho vũ khí của bất kỳ cựu chiến binh nào — và chúng đã xuất hiện trong bảng tính trong nhiều năm.
Nhưng điều mà hầu hết người dùng Excel không biết là những tính năng này chỉ thể hiện một phần khả năng của chương trình. Ngoài những điều cơ bản, Excel có nhiều công cụ có thể làm cho bảng tính của bạn đẹp hơn — và cuộc sống của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.
Hôm nay, với tinh thần khám phá, chúng ta sẽ đi sâu vào sáu trong số các tính năng Excel ít được biết đến này để khám phá một số tính năng hữu ích nhất — nhưng ít được sử dụng nhất — của chương trình bảng tính yêu thích của chúng ta.
Những mẹo và tính năng này được thiết kế để giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn… và ai lại không cần nhiều giờ hơn trong ngày của họ?
1. Tận dụng Công cụ Bảng để sắp xếp dữ liệu và tiến hành phân tích nhanh.
Mặc dù phần lớn dữ liệu chúng tôi nhập vào Excel về mặt kỹ thuật là ở định dạng bảng — nghĩa là dữ liệu được sắp xếp thành các hàng và cột — Excel có một tính năng Bảng riêng biệt cho phép bạn phân tích một nhóm dữ liệu có liên quan dễ dàng hơn.
Để bắt đầu với Bảng, chúng ta phải bắt đầu với một tập hợp dữ liệu. Trong trường hợp này, chúng tôi đang làm việc với một số dữ liệu giả mạo từ một trong những bộ phim truyền hình yêu thích của chúng tôi: Game of Thrones.
>> Tham khảo: Cách thêm trò chuyện trực tiếp vào trang web của bạn.
Để tạo một bảng, hãy chọn dữ liệu của bạn. Khi dữ liệu của bạn được chọn, hãy làm theo hướng dẫn bên dưới.
Trên Windows:
- Điều hướng đến tab “Chèn” trên ruy-băng, sau đó nhấp vào “Bảng”.
- Nếu dữ liệu của bạn đã có tiêu đề, hãy nhớ chọn hộp “Dữ liệu của tôi chứa tiêu đề” để Excel biết tạo một hàng tiêu đề riêng cho tiêu đề cột của bạn.
- Nhấn OK.”
- Trên máy Mac:
- Điều hướng đến tab “Bảng” trên ruy-băng.
- Nếu dữ liệu của bạn đã có tiêu đề, hãy nhấp vào “Mới” > “Chèn bảng có tiêu đề”.
- Nếu nó không có tiêu đề, hãy nhấp vào “Mới” > “Chèn bảng không có tiêu đề”.
Dữ liệu của chúng tôi ngay lập tức trở nên đẹp hơn rất nhiều, với các hàng sọc trang nhã và chủ đề màu xanh đẹp mắt. Lưu ý rằng Excel cũng đã tự động thêm danh sách thả xuống sắp xếp và lọc ở đầu mỗi cột, vì vậy chúng ta không cần phải tự chèn chúng.
Nhưng định dạng đẹp không phải là lợi thế duy nhất của việc sử dụng bảng dữ liệu. Có một số tính năng chính khác sẽ giúp việc phân tích tập dữ liệu này cực kỳ dễ dàng.
Trước hết, chúng ta có thể tham chiếu các cột của bảng theo tên trong hàm. Hãy thử tổng hợp số lượng lâu đài thuộc sở hữu của mọi người trong bộ dữ liệu của chúng ta. Thông thường, chúng ta phải sử dụng các tham chiếu ô để làm mờ các chữ cái và số ô để thực hiện phép tính này. Nhưng với Tables, chúng ta có thể tham chiếu toàn bộ cột cùng một lúc theo tên. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ lấy TỔNG của cột “Lâu đài sở hữu” như sau:
=SUM(Bảng2[Lâu đài sở hữu])
Nó là dễ dàng! Không có số hoặc chữ khó hiểu để ghi nhớ — chỉ tên của một cột.
Thứ hai, chúng ta có thể dễ dàng thêm các hàng dữ liệu vào bảng của mình mà không lo bị phá vỡ công thức. Hãy thêm một hàng cho người bạn thân yêu Tyrion của chúng ta, người mà chúng ta sẽ rất tiếc nếu bỏ qua bảng tính này.
Khi chúng ta bắt đầu nhập ở cuối bảng, Excel sẽ tự động thêm một hàng và tự động định dạng hàng đó theo thông số kỹ thuật của bảng. Trên hết, hàm SUM() mà chúng tôi đã tạo tự động cập nhật — không cần thay đổi tham chiếu ô sau khi chúng tôi đã thêm một hàng của bảng.
Cuối cùng, chúng ta có thể dễ dàng thêm công thức vào từng hàng của bảng mà không cần sao chép và dán. Hãy tạo một cột mới tính toán tổng số tài sản của mỗi nhân vật bằng cách cộng “Lâu đài thuộc sở hữu” và “Nhà thuộc sở hữu” của họ lại với nhau.
Trong hàng đầu tiên của cột này, lấy TỔNG của cột “Sở hữu lâu đài” và “Nhà thuộc sở hữu”. Lưu ý rằng thay vì sử dụng danh pháp tham chiếu ô tiêu chuẩn, Excel đã sử dụng một định dạng mới: =SUM([@[Nhà sở hữu]],[@[Lâu đài sở hữu]]). Và công thức sẽ tự động áp dụng cho mọi ô trên bảng
2. Sử dụng công thức CHUYỂN ĐỔI để tính toán nhanh chóng.
Chúng tôi thường thấy mình cần thực hiện chuyển đổi đơn vị trong Excel — như độ F sang độ C hoặc kilôgam sang pound — đặc biệt khi chúng tôi cộng tác quốc tế.
Nó thường là một quá trình phức tạp liên quan đến một số nghiên cứu trực tuyến và sao chép và dán thủ công. Nhưng có một cách dễ dàng hơn: Excel bao gồm một hàm chuyển đổi chung được gọi là CONVERT() giúp chúng tôi chuyển đổi trọng lượng, khoảng cách, thời gian và nhiệt độ sang và từ các đơn vị khác nhau.
Công thức CONVERT có dạng như sau: =CONVERT(number, from_unit, to_unit)
Các đối số from_unit và to_unit là các chuỗi được lấy từ một tập hợp đơn vị được xác định trước được tích hợp trong Excel.
>> Tham khảo: Cách đẩy nhanh quá trình xây dựng lòng tin.
3. Sử dụng hàm DATEDIF để tính chênh lệch giữa các ngày.
Chúng ta thường cần tính toán sự khác biệt giữa các ngày trong bảng tính của mình — đặc biệt khi định dạng bảng được sử dụng để tạo biểu đồ và đồ thị. Nhiều người dùng Excel sử dụng nhiều cột chứa đầy các cột YEAR(), MONTH() và DAY() phức tạp để trích xuất và so sánh thông tin ngày tháng từ các ô khác nhau.
Nhưng có một cách dễ dàng hơn: Hàm DATEDIF() hiếm khi được sử dụng. DATEDIF() cho phép chúng tôi lấy chênh lệch giữa hai ngày bằng cách sử dụng một số cài đặt Excel được xác định trước. Ví dụ: chúng ta có thể tìm tổng chênh lệch giữa hai ngày, tính bằng ngày. Hoặc chúng ta có thể tìm sự khác biệt giữa hai ngày mà bỏ qua năm và tháng của chúng, do đó chỉ xem xét các ngày dạng số.
Hàm DATEDIF() có dạng như sau: =DATEDIF(ngày_bắt đầu, ngày_kết_thúc, đơn vị)
Ví dụ, giả sử chúng ta muốn tìm sự khác biệt tính bằng ngày giữa ngày sinh của Cersei và Tyrion. Chúng ta có thể làm như vậy:
=DATEDIF(D5,D18,”D”)
Nếu chúng ta muốn tra cứu cùng một giá trị trong nhiều năm, chúng ta có thể sử dụng một công thức tương tự, với đối số ‘đơn vị’ được sửa đổi một chút:
=DATEDIF(D5,D18,”Y”)
4. Phân tích so sánh số bằng Thanh dữ liệu.
Thiết lập biểu đồ trong Excel cần có thời gian. Bạn phải chọn tập dữ liệu của mình, tạo biểu đồ và đảm bảo rằng dữ liệu được hiển thị chính xác. Sau đó, bạn phải định dạng biểu đồ, thêm nhãn trục, tiêu đề, đường lưới, v.v.
Biểu đồ là một công cụ tuyệt vời để tạo trực quan hóa dữ liệu đẹp mắt trong Excel, nhưng nếu bạn chỉ muốn xem nhanh cách một tập hợp dữ liệu so sánh nội bộ thì sao?
Nhập các thanh dữ liệu. Đây là một cách thuận tiện để trực quan hóa các phép so sánh số bằng cách sử dụng Định dạng có điều kiện — mà không phải trải qua tất cả sự phức tạp của việc tạo và phát triển biểu đồ.
Để bắt đầu, chỉ cần chọn một hàng hoặc cột số để so sánh, sau đó — trên Windows hoặc Mac — nhấn “Trang chủ”> “Định dạng có điều kiện”> “Thanh dữ liệu” và chọn màu thanh bạn chọn.
Các ô trong hàng hoặc cột đã chọn của chúng tôi sẽ tự động điền vào các thanh dữ liệu trong ô. Độ dài của các thanh này sẽ tỷ lệ thuận với độ dài của các thanh khác trong chuỗi dữ liệu của chúng tôi, với các số lớn nhất gần như lấp đầy các ô được đề cập.
Hãy dùng thử trên cột “Nhà thuộc sở hữu” của chúng tôi. Với một vài lần nhấn phím, thật dễ dàng để có được cảm giác trực quan về người sở hữu nhiều ngôi nhà nhất — không cần biểu đồ.
5. Xác định xu hướng theo thời gian bằng Sparklines.
Các thanh dữ liệu, được mô tả ở trên, là một cách dễ dàng để so sánh trực quan nhanh chóng các đại lượng số tĩnh khác nhau. Rắc rối là, chúng không giúp chúng ta nhiều nếu chúng ta muốn nhanh chóng xem xét các xu hướng theo thời gian.
Tất nhiên, chúng ta luôn có thể sử dụng biểu đồ và đồ thị để trực quan hóa dữ liệu, nhưng chúng trở nên rườm rà và lộn xộn nếu chúng ta đang cố xem xét nhiều tập dữ liệu cùng một lúc.
>> Tham khảo: Giải đáp một số thắc mắc về quyết toán thuế TNCN.
May mắn thay, có một cách dễ dàng hơn để trực quan hóa dữ liệu này: Sparklines.
Biểu đồ thu nhỏ là đồ họa trong ô (giống như thanh dữ liệu), nhưng chúng không chỉ hiển thị số lượng tĩnh. Thay vào đó, chúng hiển thị nhiều phần dữ liệu cùng một lúc — giống như một biểu đồ nhỏ trong một ô.
Thực hiện theo các hướng dẫn bên dưới để tự mình dùng thử Sparklines.
Trên Windows:
- Đầu tiên, chọn một cột hoặc một phần cột; đây là nơi các Sparklines đã hoàn thành của chúng tôi sẽ được chèn vào. (Lưu ý: Chỉ có thể chèn biểu đồ thu nhỏ vào các ô liền kề trong một cột — chúng không hoạt động tốt khi được sử dụng trong các ô liền kề trong một hàng.)
- Nhấp vào “Chèn”, sau đó chọn loại Biểu đồ thu nhỏ bạn muốn chèn trong phần “Đường biểu diễn”. Có một số tùy chọn ở đây: biểu đồ đường, biểu đồ cột hoặc biểu đồ thắng/thua. Chọn một cái sẽ hỗ trợ tốt nhất trong việc trực quan hóa dữ liệu của bạn.
- Nhập phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tạo Biểu đồ thu nhỏ của mình trong hộp “Phạm vi dữ liệu”. Phạm vi dữ liệu bạn chọn phải là ma trận hai chiều và số hàng của nó phải luôn bằng số ô bạn đã chọn trước khi tạo Biểu đồ thu nhỏ.
- Nhấn OK.”
- Trên máy Mac:
- Đầu tiên, chọn một cột hoặc một phần cột; đây là nơi các Sparklines đã hoàn thành của chúng tôi sẽ được chèn vào. (Lưu ý: Chỉ có thể chèn biểu đồ thu nhỏ vào các ô liền kề trong một cột — chúng không hoạt động tốt khi được sử dụng trong các ô liền kề trong một hàng.)
- Nhấp vào “Biểu đồ”, sau đó chọn loại Biểu đồ thu nhỏ bạn muốn chèn trong phần “Chèn Biểu đồ thu nhỏ”. Có một số tùy chọn ở đây: biểu đồ đường, biểu đồ cột hoặc biểu đồ thắng/thua. Chọn một cái sẽ hỗ trợ tốt nhất trong việc trực quan hóa dữ liệu của bạn.
- Nhập phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tạo Biểu đồ thu nhỏ của mình trong hộp “Chọn phạm vi dữ liệu cho Biểu đồ thu nhỏ:”. Phạm vi dữ liệu bạn chọn phải là ma trận hai chiều và số hàng của nó phải luôn bằng số ô bạn đã chọn trước khi tạo Biểu đồ thu nhỏ.
- Nhấn OK.”
Sparklines cung cấp một cách nhanh chóng và dễ dàng để diễn giải các xu hướng trong dữ liệu của chúng tôi mà không phải đầu tư thời gian và công sức vào việc định dạng nhiều biểu đồ.
6. Sắp xếp dữ liệu bằng nhiều cấp độ Sắp xếp tùy chỉnh.
Nếu bạn là người dùng Excel kỳ cựu, có lẽ bạn đã sử dụng Quick Sort khá nhiều để sắp xếp dữ liệu của mình một cách hợp lý và mạch lạc. (Nếu không, hãy đọc cách sắp xếp thứ tự bảng chữ cái trong Excel tại đây.)
Nhưng nhiều người dùng bảng tính không biết rằng có thể sắp xếp theo nhiều cấp độ. Ví dụ: chúng ta có thể sắp xếp một trang tính theo họ và nếu hai người trên trang tính có cùng họ, hãy sắp xếp theo tên tiếp theo. Mỗi cấp độ sắp xếp của chúng tôi có thể được tùy chỉnh hoàn toàn — với nội dung được sắp xếp từ A đến Z hoặc lớn nhất đến nhỏ nhất.
Để Sắp xếp tùy chỉnh trên cả Windows và Mac, hãy chọn dữ liệu của bạn và đi tới “Dữ liệu” > “Sắp xếp” > “Sắp xếp tùy chỉnh”. Một cửa sổ sẽ xuất hiện hỏi bạn muốn sắp xếp theo cột nào trước và cách sắp xếp. Nhấn nút nhỏ Biểu tượng “+” ở cuối màn hình để thêm mức sắp xếp bổ sung. Sử dụng danh sách thả xuống được cung cấp, bạn có thể chọn sắp xếp dựa trên giá trị ô (số hoặc chữ cái) hoặc dựa trên các tính năng nâng cao hơn như màu ô, màu chữ, hoặc các biểu tượng.
Trong ví dụ sau, chúng tôi sẽ sử dụng Sắp xếp tùy chỉnh nâng cao để sắp xếp lại danh sách những người của mình, sắp xếp thứ tự đầu tiên theo họ, sau đó theo giới tính và cuối cùng là theo số nhà sở hữu.
