Bài viết tổng hợp quy định về hóa đơn đỏ mà kế toán doanh nghiệp cần lưu ý. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.
1. Khái niệm hóa đơn đỏ
Hóa đơn GTGT (còn được gọi với tên khác là hóa đơn đỏ) là một loại hóa đơn được dành cho các tổ chức, doanh nghiệp khai hoặc tính các loại thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trong đó thuế GTGT là thuế tính trên giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng.
>> Tham khảo: Những lý do bạn thực sự cần phải viết một kế hoạch kinh doanh.
Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, hóa đơn đỏ hiện được áp dụng cho các đơn vị kinh doanh, tổ chức, cá nhân thực hiện kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động như: Hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; hoạt động xuất vào khu phi thuế quan; hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài,…
Trong hóa đơn đỏ thường thể hiện thông tin giá trị hàng bán dịch vụ cung cấp cho người mua, thông tin người bán, người mua do bên cung cấp dịch vụ xuất, đồng thời là căn cứ xác định số thuế cần nộp vào ngân sách nhà nước của doanh nghiệp. Một số hoạt động, dịch vụ sau đây làm phát sinh hóa đơn đỏ cụ thể như sau:
- Mua bán hàng hoá dịch vụ, sản phẩm nội địa
- Xuất khẩu hàng hoá, dịch vụ
- Vận tải trong nước và quốc tế…
Trong trường hợp đặc biệt hơn, hóa đơn đỏ là căn cứ để doanh nghiệp kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra cũng như hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Cách tạo trải nghiệm khách hàng tuyệt vời với ngân sách eo hẹp?
2. Nguyên tắc lập hóa đơn đỏ
Thông thường, hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT, hóa đơn VAT) sẽ được lập thành 3 liên, tương ứng với 3 màu là liên trắng, liên đỏ, liên xanh. Do đó, khi xuất hóa đơn đỏ, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:
- Kế toán phải kẹp 3 liên hóa đơn viết cùng 1 lúc để đảm bảo nội dung các liên là đồng nhất. Tuyệt đối không tách các liên ra viết riêng lẻ.
- Trên nội dung hóa đơn VAT, thông tin người mua phải được ghi đầy đủ, chính xác.
- Nội dung trên hóa đơn này phải đảm bảo không được tẩy xóa, sửa và phải được viết chỉ 01 màu mực.
- Nội dung hóa đơn đỏ khi viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết đè chữ lên nhau và phải gạch chéo phần còn trống.
Ngoài ra, căn cứ vào Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
>> Tham khảo: Trường hợp nào doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?
Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này.
Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
…
Tổ chức thu phí, lệ phí được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai thu phí, lệ phí. Biên lai được ủy nhiệm cho bên thứ ba vẫn ghi tên của tổ chức thu phí, lệ phí là bên ủy nhiệm.
Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm (mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán biên lai ủy nhiệm) và phải thông báo cho cơ quan thuế khi thông báo phát hành biên lai.
Như vậy, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (kể cả trường hợp khuyến mại, quảng cáo, tặng cho,…) thì người bán bắt buộc phải lập hóa đơn và ghi đầy đủ nội dung theo quy định nêu trên.
