Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng biên lai điện tử theo các bước đơn giản. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Biên lai điện tử là gì?
Theo Khoản 3, Điều 2, Thông tư 303/2016/TT-BTC thì biên lai điện tử được hiểu là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Các loại biên lai quy định tại điểm b khoản 1 Điều 30 Nghị định này phải thực hiện theo định dạng sau:
Định dạng biên lai điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);
Định dạng biên lai điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;
Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định này .
>> Tham khảo: Bí quyết tăng trưởng & Nguồn lực để mở rộng ra quốc tế.
Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:
Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định này theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định này.
Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
2. Cách đăng ký sử dụng biên lai điện tử
Tổ chức thu các khoản phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai điện tử theo điểm b khoản 1 Điều 30 thì thực hiện đăng ký sử dụng qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử của tổ chức thu các khoản phí, lệ phí và gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-TNĐK Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này sau khi nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử để xác nhận việc nộp hồ sơ đăng ký sử dụng biên lai điện tử.
Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này tới các đối tượng quy định tại khoản 1 Điều này về việc chấp nhận trong trường hợp đăng ký sử dụng biên lai điện tử hợp lệ, không có sai sót hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử không đủ điều kiện để chấp nhận hoặc có sai sót.
Kể từ thời điểm sử dụng biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định này, tổ chức nêu tại khoản 1 Điều này phải thực hiện hủy những biên lai, chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.
Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng biên lai điện tử tại khoản 1 Điều này tổ chức thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Hiện nay, việc sử dụng biên lai giấy truyền thống thường sẽ gây ra nhiều sự tốn kém về cả thời gian lẫn chi phí trong việc lưu trữ, in ấn, lãng phí tài nguyên tổ chức.
>> Tham khảo: 5 mẹo để tạo email thân thiện hơn.
Không chỉ vậy, các thao tác truy xuất, tìm kiếm biên lai giấy cũng sẽ gây mất thời gian, khó khăn cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai nộp thuế, bảo vệ môi trường,…
Biên lai điện tử vượt trội hẳn so với biên lai giấy.
Do đó, so với biên lai giấy, sử dụng biên lai điện tử mang tớ cho người dùng nhiều lợi ích vượt trội hơn nhiều.
– Tiết kiệm đến 50% -80% thời gian lập, xuất, quản lý biên lai và chi phí dành cho hoạt động này.
– Khả năng lưu trữ lớn, không bị mất mát, dễ dàng sao lưu, tìm kiếm thông tin biên lai.
– Nghiệp vụ quản lý, phát hành biên lai trở nên nhanh chóng, linh động.
– Dễ dàng chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy hợp pháp khi doanh nghiệp muốn.
3. Nội dung trên biên lai
Cũng giống như biên lai giấy, biên lai điện tử muốn đảm bảo có giá trị pháp lý thì cũng cần phải tuân theo những quy định, yêu cầu nội dung bắt buộc của pháp luật.
Cụ thể, tại Điều 3, Thông tư 303/2016/TT-BTC, ban hành ngày 15/11/2016, Bộ Tài chính đã quy định rất chi tiết các nội dung bắt buộc trên biên lai bao gồm:
- Tên loại biên lai
- Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai
Theo đó, ký hiệu mẫu biên lai được hiểu là các thông tin thể hiện tên loại biên lai, số liên biên lai và số thứ tự mẫu trong một loại biên lai (thường thì một loại biên lai có thể có nhiều mẫu biên lai).
Ký hiệu biên lai lại khác, đây là dấu hiệu phân biệt biên lai bằng hệ thống các chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối là biểu hiện ký hiệu của năm lập biên lai. Ví dụ biên lai được lập năm 2019 thì 02 số cuối sẽ là 19.
- Số thứ tự của biên lai
Đây là dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu biên lai, gồm 7 chữ số. Với mỗi ký hiệu biên lai thì số thứ tự sẽ được bắt đầu từ số 0000001.
- Tên, mã số thuế của tổ chức thu phí, lệ phí.
- Tên loại phí, lệ phí và số tiền phí, lệ phí phải nộp.
- Ngày, tháng và năm lập biên lai.
- Họ tên và chữ ký của người thu tiền.
- Biên lai được thể hiện là tiếng Việt.
Trường hợp cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì phần ghi thêm bằng tiếng nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn “( )” hoặc phải đặt ngay dưới dòng nội dung ghi bằng tiếng Việt, có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
>> Tham khảo: Quy định về mức giảm thuế GTGT.
Chữ số ghi trên biên lai là các chữ số tự nhiên 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.
Đồng tiền ghi trên biên lai là đồng Việt Nam. Trường hợp loại phí, lệ phí được pháp luật quy định có mức thu bằng ngoại tệ thì được thu bằng ngoại tệ hoặc thu bằng đồng Việt Nam trên cơ sở quy đổi từ ngoại tệ ra đồng Việt Nam.
Đối với tổ chức thu phí, lệ phí sử dụng biên lai điện tử trong trường hợp cần điều chỉnh một số tiêu thức nội dung trên biên lai điện tử cho phù hợp với thực tế, tổ chức thu phí, lệ phí có văn bản trao đổi với Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) xem xét và có hướng dẫn trước khi thực hiện.
