Với tất cả các kênh liên lạc khác nhau mà chúng ta sử dụng hàng ngày tại nơi làm việc, bạn rất dễ bỏ lỡ những sắc thái của chúng.
Chắc chắn, email có vẻ là một lựa chọn tốt nhưng nó cũng có những nhược điểm. Còn các trang Google Docs hoặc Confluence thì sao? Khi nào chúng nên được mở và bị hạn chế?
>> Tham khảo: Hai cách tiếp cận thành công để lập kế hoạch tài khoản.
Hãy thành thật đi: đây không phải là những câu hỏi khiến chúng ta thức trắng đêm.
Tuy nhiên, việc chọn kênh phù hợp cho thông điệp là một cách tuyệt vời để tăng năng suất và giảm bớt sự thất vọng khi làm việc với người khác.
Đó là lý do tại sao chúng tôi tập hợp hướng dẫn hữu ích này để sử dụng email, trò chuyện, tài liệu và giao tiếp theo thời gian thực.
Bạn sẽ nhận thấy xu hướng thiên về làm cho thông tin có thể được khám phá bất cứ khi nào nó thực tế (và đôi khi không phải vậy) để không vô tình tạo ra các kho chứa thông tin.
Nhưng cũng chẳng có ý nghĩa gì khi khiến đồng nghiệp của bạn phải choáng ngợp với nhiều thông tin hơn mức họ có thể tiếp thu hoặc cần. Vì vậy, bạn cũng sẽ tìm thấy các mẹo để vượt qua ranh giới giữa chia sẻ và chia sẻ quá mức.
1. Giao tiếp qua email
Tốt nhất để: Chia sẻ nội dung trong tài liệu được chia sẻ hoặc trang Confluence với những người có liên quan. Đó là lý tưởng.
Nhưng tất nhiên, chúng ta vẫn sẽ sử dụng email để chuyển tiếp bài viết đến đồng nghiệp, liên lạc với những người bên ngoài công ty, v.v.
Điều chính yếu là không sử dụng email cho các cuộc thảo luận và ra quyết định dài dòng, chuyên sâu – đó là công việc cho các tài liệu và trang được chia sẻ.
Ví dụ:
“Này nhóm, đây là bản tóm tắt dự án mà tôi đã đề cập trước đó. Vui lòng đọc qua nó trong một hoặc hai ngày tới và gửi nhận xét cùng phản hồi của bạn. Cảm ơn!”
Và hãy nhớ…
Nếu bạn thấy mình đang trong một chuỗi email dài, bạn hoàn toàn có thể nói: “Hãy chuyển cuộc trò chuyện này sang Slack.
Tôi đã tạo một phòng tên là và đã mời tất cả các bạn” hoặc “Hãy chuyển phòng này sang Confluence, tôi đã đã chuyển tất cả nội dung từ chủ đề này sang một trang”.
Đây là cây quyết định email tiện dụng mà chúng tôi đã thực hiện. Vâng, chúng tôi đã vạch ra tất cả.
>> Tham khảo: Cách làm việc tại nhà đảm bảo hiệu quả.
2. Giao tiếp qua trò chuyện 1-1
Tốt nhất cho: Thảo luận nhanh hoặc đặt câu hỏi với một người. Nếu bạn không cần câu trả lời gấp, hãy cho họ biết khi nào bạn thực sự cần để họ có thể ưu tiên giải quyết một cách hợp lý. Điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc với những người ở cách xa nhiều múi giờ.
Ví dụ:
“Tôi không thể tham dự cuộc họp, bạn có thể thay tôi được không?”
“Này, lâu rồi không gặp – bạn thế nào rồi? Con mèo độc ác của bạn thế nào rồi? Những vết xước đó có lành lại không?”
Và hãy nhớ…
Soạn và gửi toàn bộ tin nhắn trong một lần. Đừng gửi “Xin chào!” và sau đó đợi phản hồi trước khi gửi phần còn lại. Điều này gây mất tập trung và tốn thời gian vì giờ đây họ phải đợi bạn gửi tin nhắn thực sự và vì sự tập trung của họ lúc này đã bị gián đoạn nên họ khó có thể làm được nhiều giá trị trong thời gian chờ đợi.
3. Giao tiếp qua trò chuyện nhóm
Tốt nhất cho: Thảo luận nhanh hoặc truyền phát tới một nhóm. Hãy lưu ý khi gửi tin nhắn sẽ kích hoạt thông báo bật lên cho mọi người trong phòng – ví dụ: lệnh @here và @channel trong Slack. Cả hai đều nên được dành riêng cho những điều mà mọi người thực sự cần biết vào lúc này.
Ví dụ:
“Đã muộn rồi. Con mèo của tôi không chịu chui ra khỏi nhà.”
“Có ai đã thử khung JavaScript mới chưa? Nó có tốt không?”
Và hãy nhớ…
Hiếm khi có lý do chính đáng để khóa các phòng trò chuyện. Suy cho cùng thì phòng riêng cũng chỉ là một cái hầm chứa khác mà thôi!
>> Tham khảo: Doanh nghiệp phải nộp báo cáo tài chính cho những cơ quan nào?
4. Giao tiếp qua các tài liệu được chia sẻ và các trang Wiki
Tốt nhất cho: Nội dung mà nhiều người sẽ cộng tác hoặc có thể thay đổi theo thời gian. Nếu công việc của bạn đang ở giai đoạn đầu và bạn chưa sẵn sàng nhận phản hồi, hãy đặt một ghi chú hoặc biểu ngữ nổi bật ở đầu trang.
Việc hạn chế quyền truy cập vào trang thường dẫn đến việc tác phẩm được chia sẻ quá muộn, khó có thể kết hợp phản hồi. Ngoài ra, các trang bị khóa còn tạo ra văn hóa nghi ngờ.
Ví dụ:
“Chính sách nghỉ phép của cha mẹ”
“Mục tiêu của nhóm Kỹ thuật nền tảng: Quý 3 năm tài chính 2019”
“Hình ảnh của mèo Atlassian”
Và hãy nhớ…
Đặt tiêu đề cho các trang của bạn truyền tải ngữ cảnh. “Kế hoạch dự án” có thể có ý nghĩa trong một hệ thống phân cấp trang hoặc thư mục nhất định nhưng thông tin đó không được đưa vào khi chia sẻ trang với cộng tác viên hoặc thông báo cho họ về những thay đổi. Vì vậy, hãy rõ ràng trong tiêu đề, ngay cả khi bạn lặp lại ngữ cảnh từ trang gốc.
5. Giao tiếp qua bài viết blog nội bộ
Tốt nhất cho: Thông báo nội bộ về các sự kiện và thành tích tại một thời điểm sẽ không được cập nhật sau này. Có, bạn có thể sử dụng email trong những trường hợp như vậy.
Nhưng việc đưa nó lên mạng nội bộ của bạn sẽ cho phép mọi người chia sẻ suy nghĩ của họ bằng cách bình luận trên trang. Không ai muốn nhận được những câu trả lời vô tận là “Hoan hô!” và “+1!” làm lộn xộn hộp thư đến của họ.
Ví dụ:
“Xin chúc mừng Maria đã được thăng chức lên kỹ sư trưởng!”
“Câu lạc bộ những người yêu mèo sẽ họp vào thứ Bảy tuần này (mang theo bút laser)”
“Jira 9.0 đã xuất xưởng!”
Và hãy nhớ…
Khi chia sẻ, hãy đưa vào thông báo hữu ích để mọi người có thể quyết định xem thông báo đó có liên quan đến họ hay không.
“Đây là bản tóm tắt thử nghiệm của nhóm chúng tôi về làm việc từ xa với những bài học mà nhóm của bạn có thể học hỏi” rất hữu ích. “Kiểm tra blog này” thì không.
>> Tham khảo: Cách Chatbot cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
6. Giao tiếp trực tiếp hoặc qua cuộc gọi video
Tốt nhất cho: Bất cứ điều gì có thể được giải quyết nhanh hơn chỉ bằng cách nói chuyện, cộng với bất cứ điều gì nhạy cảm, khó khăn hoặc xúc động.
Gặp mặt trực tiếp là tốt nhất để bạn không bỏ lỡ các tín hiệu phi ngôn ngữ như tư thế hoặc nét mặt. Nếu bạn sống ở nhiều văn phòng khác nhau, hãy tận dụng tất cả những tiến bộ gần đây trong tính năng gọi điện video.
Các công cụ như Zoom giúp bạn dễ dàng bắt đầu cuộc trò chuyện video (ngay cả khi bạn không có bằng Tiến sĩ về CNTT).
Ví dụ:
“Bạn có vài phút để nói về phạm vi của dự án không? Tôi không chắc cuộc thảo luận trong Slack có đưa chúng ta đến được nơi cần đến không.”
“Sau sự việc ngày hôm qua, tôi mong bạn đừng mang con mèo vào văn phòng nữa.”
Và hãy nhớ…
Để có cuộc gọi điện video nhanh chóng, ngẫu hứng, bạn chỉ cần mang nó đến ngay bàn làm việc của mình. Việc nhảy lên tìm phòng riêng thường mất nhiều thời gian hơn chính cuộc trò chuyện!
Âm thanh bạn nói chuyện không lớn hơn bất kỳ cuộc trò chuyện nào khác diễn ra trong khu vực làm việc của chúng ta, vì vậy đừng lo lắng về việc làm đồng đội của bạn mất tập trung. Tuy nhiên, việc đeo tai nghe vào được coi là lịch sự.
Ở đó bạn có nó! Những nguyên tắc này giúp Atlassian làm việc hiệu quả và năng suất đồng thời duy trì giá trị “công ty cởi mở, không nhảm nhí” của chúng tôi.
Cả hai chúng tôi (Penny và Sarah, những đồng tác giả dũng cảm của bạn) đã làm việc tại công ty kể từ khi chúng tôi chỉ có vài trăm người và có thể chứng thực tầm quan trọng của các hoạt động giao tiếp thông minh, cởi mở khi chúng tôi mở rộng quy mô. Giờ đây, với tư cách là một nhóm gồm vài nghìn người, những hoạt động này quan trọng hơn bao giờ hết.
Mỗi tổ chức có văn hóa độc đáo riêng xung quanh việc chia sẻ thông tin và sử dụng các kênh liên lạc khác nhau. Hãy sử dụng hướng dẫn này làm điểm khởi đầu và tiếp tục lặp lại để làm cho văn hóa giao tiếp của bạn trở nên tuyệt vời.
