Ước mơ giản dị của hầu hết các nhà văn là có thể viết nhiều hơn. Và nó không chỉ viết nhiều hơn, mà còn viết một cách dễ dàng.
Nhưng không phải chỉ những tác giả hay những cây viết chuyên nghiệp mới mơ ước điều này. Ngày nay, rất nhiều vai trò tiếp thị sẽ yêu cầu bạn phải loại bỏ kỹ năng viết của mình ở điểm này hay điểm khác. Và không có gì tệ hơn là không thể viết được — đặc biệt là khi áp lực về thời hạn đang đè nặng lên đầu bạn.
>> Tham khảo: 5 cách hiệu quả nhất để chiếm được lòng tin và sự tin tưởng của người tiêu dùng.
Vâng, tất cả chúng ta đã ở đó.
Đó là lý do tại sao vào tháng 1 vừa qua, tôi đã quyết định rằng tôi đã hoàn thành việc bò qua vạch đích với công việc của mình trong tay. Tôi đã hoàn thành với áp lực. Tôi biết có một cách tốt hơn để viết.
Vì vậy, tôi đặt ra để tìm một số câu trả lời. Đây là những gì tôi học được trong quá trình…
Làm thế nào để trở thành một nhà văn hiệu quả hơn?
1. Tìm các công cụ phù hợp
Mục tiêu trước mắt của tôi là giúp hình thành năng suất và đo lường khả năng viết của tôi. Để làm như vậy, tôi bắt đầu coi máy tính của mình như một hộp công cụ. Mọi ứng dụng mà tôi gọi đều có khả năng ảnh hưởng đến hiệu suất của tôi — cả tốt hơn và tệ hơn.
Để đo lường năng suất của mình, tôi bắt đầu sử dụng công cụ quản lý thời gian có tên là RescueTime.
Tôi viết tất cả bằng Google Documents và RescueTime cung cấp cho tôi báo cáo hàng tuần về số giờ tôi đã sử dụng Google Documents. Nói một cách đơn giản, càng dành nhiều thời gian cho Google Tài liệu, tôi càng có khả năng viết được nhiều từ hơn.
Công cụ này cũng giúp bạn dễ dàng đặt mục tiêu, theo dõi tiến độ và hiểu mô hình năng suất của mình — điều này tỏ ra hữu ích trong quá trình này.
Tương tự như RescueTime, Grammarly– một nền tảng cải thiện khả năng viết– sẽ cung cấp cho bạn một báo cáo chi tiết về số từ bạn đã viết trong một tuần nhất định. Vì lý do này, tôi bắt đầu sử dụng công cụ này để đo lường sự tiến bộ của mình.
Khi tôi cảm thấy mình không thể viết thêm một từ nào nữa, tôi đã lấy dữ liệu này ra để nhắc nhở bản thân rằng tôi đã đi được bao xa. Tôi có thể viết một từ khác. Trên thực tế, tôi có thể viết thêm vài nghìn từ nếu tôi thúc đẩy bản thân.
>> Tham khảo: Các cách để tăng hiệu quả trong giao tiếp.
2. Tìm thời gian chính sinh học của bạn
“Thời gian biểu của nhà văn” của Brainpicking minh họa rõ ràng mối tương quan giữa thời gian thức dậy của nhà văn và mức độ năng suất của họ.
Sau khi kiểm tra điều này, tôi quyết định rằng tôi muốn nắm bắt một điều gì đó tương tự: một khoảng thời gian nhất định trong ngày để tập trung vào việc viết lách.
Để làm được điều này, tôi biết rằng trước tiên tôi cần tìm ra thời điểm đạt được kết quả tối ưu — cả về chất lượng và số lượng. Chẳng hạn, sẽ không tốt nếu thức dậy sớm để viết một cái gì đó nếu tác phẩm hay nhất của bạn ra mắt trong một đêm — hoặc ngược lại.
Vì vậy, làm thế nào để bạn tìm ra nơi bạn đứng? Rất đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện một số bài kiểm tra năng suất cho chính mình. Để làm như vậy, tôi đã chọn một số lời khuyên từ chuyên gia năng suất Chris Bailey.
Trong bài đăng trên blog này, Bailey phác thảo quy trình tìm kiếm “thời điểm tốt nhất sinh học” của bạn — một thuật ngữ do Sam Carpenter đặt ra trong cuốn sách Work the System của ông.
Sau khoảng một tháng tự mình lặp lại kiểu thử nghiệm này, tôi thấy rằng vòm năng suất của mình sẽ chạy từ 9 giờ sáng đến 3 giờ chiều và công việc tốt nhất của tôi thường xuất hiện trong khoảng thời gian từ 10 giờ sáng đến 12 giờ. buổi chiều.
Bây giờ tôi đã có thông tin này, tôi có thể sử dụng cửa sổ hàng ngày này để tập trung vào bài viết của mình khi nó quan trọng nhất. Ngoài ra, biết điều này đã giúp tôi không còn cảm thấy tội lỗi khi thấy mình không thể tạo ra bất cứ điều gì có ý nghĩa sau 3 giờ chiều. bởi vì tôi biết đó không phải là thời điểm thích hợp để tôi hoàn thành công việc.
3. Thử viết nhật ký
Tim Ferriss có một bài viết sâu sắc trên nhật ký buổi sáng của anh ấy khiến tôi phải suy nghĩ. Hầu như mỗi buổi sáng, Ferriss ngồi xuống với một tách trà và dành thời gian để viết trong The Artist’s Way: Morning Pages Journal, một cuốn sách của Julia Cameron. Anh ấy sử dụng điều này như một hoạt động sản xuất hàng ngày.
Đây là phương thuốc chính xác mà tôi đang tìm kiếm. Tôi nhận ra rằng viết hoàn hảo không phải là mục tiêu… mà là để viết được.
Vì vậy, tôi bắt đầu con đường của mình để có một thói quen buổi sáng tốt hơn.
Đây là một đơn thuốc dễ dàng: Tôi mua một cuốn sổ tay rẻ tiền và cất nó trong túi xách của mình. Tôi sẽ viết nó vào mỗi ngày trong tuần khi đang trên tàu đến văn phòng.
Khi tôi đang viết, tôi sẽ tập trung vào hai lĩnh vực:
- Điều khiến tôi lo lắng trong cuộc sống cá nhân.
- Điều gì làm tôi lo lắng trong cuộc sống làm việc của mình.
Để kết thúc việc viết nhật ký và giúp bản thân có một tinh thần tích cực, tôi sẽ viết ba điều mà tôi biết ơn về ngày hôm đó — một thủ thuật đánh cắp được từ Nhật ký Năm phút.
>> Tham khảo: Hệ thống chuẩn mực kiểm toán gồm những gì?
4. Làm việc ngoại tuyến để tránh sự cố
Chúng ta đang ở trong một thế giới bị thống trị bởi các thông báo và chấm đỏ nhỏ đó có thể quyến rũ chúng ta vào những thời điểm yếu đuối nhất.
Tránh sự cám dỗ để duyệt qua trực tuyến — cho dù đó là các kênh Slack, các trang truyền thông xã hội hoặc hộp thư đến của bạn — có thể thực sự khó khăn. Đối với tôi, thật khó để tránh khỏi Slack, vì công ty tôi làm việc, Kayako, trải rộng khắp toàn cầu với những nhân viên làm việc từ xa và hai văn phòng chính ở Anh và Ấn Độ.
Vì vậy, mặc dù tôi phải sử dụng Slack cho mục đích liên lạc nội bộ, nhưng nó lại gây ra sự phân tâm lớn. Với việc mọi người kéo tôi theo nhiều hướng suốt cả ngày, có rất nhiều nhiệm vụ đang diễn ra. Và tất cả việc chuyển đổi nhiệm vụ đó có tác động đáng kể đến chất lượng và số lượng công việc bạn tạo ra.
Trên thực tế, nghiên cứu cho thấy rằng những người đa nhiệm:
- Trải nghiệm năng suất giảm 40%
- Mất thêm 50% thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ
- Mắc thêm tới 50% lỗi
Chưa kể, việc chuyển đổi nhiệm vụ làm giảm cơ hội tìm thấy luồng của chúng tôi. Và với tư cách là nhà văn, việc tìm kiếm dòng chảy của bạn là cần thiết: Bạn có biết phải mất khoảng 23 phút để quay lại công việc sau khi bị gián đoạn không?
Vì vậy, mặc dù bạn không cần phải đi xa như Samuel Huelick — người đã viết “bức thư chia tay” này cho Slack — việc nêu rõ với nhóm của bạn rằng bạn sẽ ngoại tuyến trong vài giờ có thể giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát và sự tập trung . Hãy thử một lần.
5. Đặt thời hạn
Hầu hết mọi người đều trì hoãn – đặc biệt là khi nói đến những việc không có thời hạn. Bạn biết đấy, những điều bạn luôn muốn làm nhưng chưa bao giờ phải làm — như đi du lịch, khởi nghiệp kinh doanh, lấy lại vóc dáng cân đối hay viết sách.
Không tin vào sức mạnh của thời hạn? Tôi khuyến khích bạn cho phép bài nói chuyện TED hài hước (nhưng vẫn khoan thai) của Tim Urban về sự trì hoãn chìm đắm trước khi bạn thực hiện cuộc gọi đó…
Trong hành trình trở thành một nhà văn giỏi hơn, tầm quan trọng của thời hạn càng trở nên rõ ràng hơn đối với tôi. Và mặc dù có nghiên cứu cho thấy thời hạn tự đặt ra không cắt giảm nó, nhưng phương pháp này đã giúp tôi vượt qua công việc và đạt được mục tiêu hết lần này đến lần khác. Xét cho cùng, Luật Parkinson nói rằng “công việc mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành nó.”
Tôi bỏ qua quy định về thời hạn khi biết công ty của mình đang thuê một người quản lý tiếp thị nội dung — một vị trí mà tôi biết mình rất quan tâm.
Để thể hiện sự quan tâm của mình đối với công việc, tôi đã tổ chức một vài cuộc gặp và làm việc trực tiếp với họ. giám đốc tiếp thị của chúng tôi để đưa ra một danh sách kiểm tra theo định hướng mục tiêu về những điều cần đạt được để đảm bảo vai trò.
Một nhiệm vụ trong danh sách đó? Sản xuất sách điện tử về tuyển dụng nhóm dịch vụ khách hàng … mà tôi đã dành cho mình một tuần để soạn thảo.
Và đoán xem? Tôi đã hoàn thành nó.
Liệu tôi có thể viết cuốn sách điện tử này nếu tôi không chịu trách nhiệm trước công chúng? Có lẽ là không — trên thực tế, tôi có thể dễ dàng mất một tháng.
Dan Ariely, tác giả của cuốn sách Predictably Irrational, giải thích rằng cam kết công khai về khung thời gian hoàn thành có thể là một động lực vô cùng mạnh mẽ. Khi bạn nói với người khác rằng bạn sẽ làm từ X đến Y lần, danh tiếng của bạn đang bị đe dọa.
“Đó là một cách tốt để ghi điểm,” anh ấy nói với The New York Times.
>> Tham khảo: Tìm hiểu về thực hiện phân tích SWOT.
6. Cấu trúc công việc của bạn cho phù hợp
Một thói quen mà tôi đã cố gắng vượt qua khi viết các bài đăng trên blog là bỏ qua cấu trúc. Trước đây, tôi thường chờ đợi nguồn cảm hứng để bắt đầu một chủ đề và dồn hết tốc lực vào bài viết của mình cho đến khi tôi gặp phải chướng ngại vật không thể tránh khỏi và không thể viết được nữa.
Bây giờ tôi cam kết tạo cấu trúc bài đăng trên blog trước khi tôi viết từ đầu tiên. Tôi chỉ định 20-30 phút để lập kế hoạch và tập trung cấu trúc của mình vào việc nắm bắt ba phần thiết yếu:
- Khán giả và quan điểm/quan điểm của họ.
- Thực tiễn tốt nhất được hỗ trợ bởi nghiên cứu và tài liệu hỗ trợ.
- Các hành động takeaway có thể hành động.
Tất nhiên, có nhiều cách khác nhau để tiếp cận loại phác thảo cấu trúc này — ví dụ: Copyblogger đề xuất kỹ thuật MAP hoặc S.P.E.E.D. cách tiếp cận — nhưng tôi sẽ để điều đó cho bạn.
Điều quan trọng là bạn phải lập một kế hoạch trước khi bắt đầu, vì bước bổ sung này có thể mang lại điều kỳ diệu cho năng suất của bạn.
7. Nhận phản hồi trong suốt quá trình
Là một nhà văn, nhờ người khác xem qua blog của bạn có thể là một trong những điều hữu ích nhất khi bạn bắt đầu cảm thấy bế tắc.
Một đôi mắt mới có thể giúp bạn xác định những khoảng trống trong bài đăng của mình mà bạn có thể bỏ qua và nhận được loại phản hồi này sớm có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa việc đưa ra điều gì đó ấn tượng và việc phải loại bỏ hoàn toàn bài đăng của bạn.
Tại Kayako, chúng tôi sử dụng quy trình chỉnh sửa ba bước hoạt động đặc biệt hiệu quả để đưa ra nội dung chất lượng cao:
- Vòng chỉnh sửa đầu tiên: Cấu trúc.
- Vòng chỉnh sửa thứ hai: Nội dung cốt lõi và thông tin chi tiết.
- Vòng chỉnh sửa thứ ba: Chính tả và ngữ pháp.
Nhưng trước khi đi sâu vào quá trình đó, chúng tôi xem xét các bài báo với tư cách là một nhóm trong cuộc họp biên tập viên hàng tuần để sàng lọc chất lượng, xác định các cơ hội cải thiện, v.v.
Nếu nó nghe có vẻ nhiều … đó là bởi vì nó là. Nhưng chính mức độ chi tiết đó giúp các nhà văn của chúng ta dễ dàng hoàn thành một tác phẩm mà họ tự hào — mà không phải tốn cả đời cho nó.
Hãy nhớ rằng: Bạn rất dễ bị lạc trong một bài đăng mà bạn đã làm việc trong một thời gian. Thay vì lãng phí thời gian để cố gắng tự xác định những gì còn thiếu, hãy yêu cầu phản hồi trước đó. Hãy tin tôi, nó đáng giá.
>> Tham khảo: Hóa đơn đỏ là gì? Nguyên tắc lập hóa đơn đỏ.
8. Tổng kết
Viết tốt hơn không nhất thiết phải xảy ra ngay lập tức. Tôi đã tối ưu hóa bài viết của mình bằng cách thử nghiệm một loạt các kỹ thuật khác nhau trong sáu tháng qua — chỉ đến bây giờ tôi mới cảm thấy mình đang ở mức tốt nhất.
Bạn có thể bắt đầu với bất kỳ kỹ thuật nào được liệt kê ở trên và kết hợp chúng vào ngày của bạn để giúp bạn viết văn hiệu quả hơn. Không có phương pháp thiết lập. Chỉ cần thử một vài chiến lược cho đến khi bạn tìm thấy những gì phù hợp nhất với mình.
