Đối với một công ty dịch vụ chuyên nghiệp, nguồn lực quý giá nhất là thời gian. Để thêm nhiều tài nguyên này, bạn cần nhiều người hơn.
Nhiều người sáng tạo, người phụ trách chiến lược tài khoản và người quản lý dự án hơn có nghĩa là bạn cần thêm người quản lý tuyển dụng và người điều hành để hỗ trợ họ cũng như cần thêm nhiều đại diện kinh doanh mới để thu hút khách hàng mới giúp họ bận rộn.
>> Tham khảo: Cách sử dụng tiếp thị thông tin để thực sự giúp khán giả của bạn.
Nhiều người hơn có nghĩa là có nhiều không gian văn phòng hơn hoặc một văn phòng khác và nhiều chi phí hơn. Nó đi và về …
Các đại lý trở nên cồng kềnh hơn là hoạt động hiệu quả hơn, đó là lý do tại sao rất khó đạt được tăng trưởng.
Một số công ty đã bắt đầu phát triển quyền sở hữu trí tuệ để “đảm bảo tương lai” cho hoạt động kinh doanh của họ, tạo ra các hình thức doanh thu bền vững và để học các kỹ năng phát triển sản phẩm và thu hút người dùng đang ngày càng trở thành lực hấp dẫn đối với khách hàng.
Các đại lý có tài năng nhưng có rất ít người sử dụng nó để mở rộng ra ngoài dịch vụ khách hàng. Gray MacKenzie và Andrew Dymski, những người đồng sáng lập GuavaBox, nhận thấy vấn đề quy mô này là một trong những khía cạnh khó chịu nhất khi điều hành một đại lý nhỏ.
Họ sẽ bán hàng và đạt được thành công lớn trong việc thu hút khách hàng mới, nhưng sau đó họ sẽ phải chuyển sự chú ý sang các vấn đề về dịch vụ khách hàng. Một khi họ làm điều này, đường dẫn dẫn đầu của họ sẽ cạn kiệt.
Đó là một chu kỳ không bao giờ kết thúc. Họ đã giải quyết vấn đề bằng cách tung ra DoInbound, một phần mềm quản lý dự án giúp các đại lý tiếp thị trong nước đạt được quy mô thông qua việc cung cấp dịch vụ và quản lý dự án hiệu quả hơn.
1. Nỗi đau và quá trình ngày càng tăng
MacKenzie và Dymski ra mắt GuavaBox vào năm 2011, trong năm cuối đại học. Họ bắt đầu làm công việc thiết kế trang web, tiếp thị trên mạng xã hội và các dự án kỹ thuật số khác sau giờ học và vào cuối tuần.
Họ phải học nhanh và ngay trong công việc. Họ không có kinh nghiệm bán hàng, không biết hoạt động là gì, không có kinh nghiệm về lập hoá đơn và các khoản phải thu, cũng như không biết làm cách nào để mở rộng quy mô kinh doanh.
Và họ nhanh chóng trở nên mệt mỏi với việc bán thiết kế lại trang web và các dự án chỉ thực hiện một lần mà chẳng cải thiện được gì nhiều cho hoạt động kinh doanh của khách hàng.
Họ cần một mô hình hoạt động khác, vì vậy GuavaBox đã trở thành Cơ quan đối tác của HubSpot vào năm 2012, chuyển sang bán các dịch vụ tiếp thị trong nước.
Và điều họ nhận thấy với tiếp thị trong nước là đối với hầu hết khách hàng, bạn có một bộ hoạt động chính mà bạn thực hiện cho mọi khách hàng.
Chiến dịch có nghĩa là bạn cần một trang đích, trang cảm ơn, một phần nội dung có giá trị, email, bài đăng trên blog quảng cáo, tin nhắn trên mạng xã hội, bảng điểm để bán hàng, v.v.
Nhưng nếu không có quy trình và kế hoạch cho các chiến dịch và khuyến mãi trong tương lai, khách hàng sẽ hoài nghi về sự thành công và bối rối về những gì thực sự diễn ra mỗi tháng cũng như các bước tiếp theo là gì.
Dymski nói: “Chúng tôi đã sớm mất đi một số khách hàng, đó là những cơ hội tuyệt vời và chúng tôi đang mang lại kết quả tốt vì chúng tôi đã kể câu chuyện không hay cho khách hàng”.
“Chúng tôi đã không thu hút văn hóa nội bộ của họ về nội bộ là gì. Chúng tôi thực sự chỉ là một đại lý thuê ngoài có mặt để giúp họ thu hút khách hàng tiềm năng và mọi chuyện chỉ dừng lại ở đó. Không có phong trào văn hóa nào đằng sau nó.”
Họ cũng phải vật lộn với việc đào tạo nhân viên mới và duy trì chất lượng đầu ra ổn định trong toàn nhóm.
Dymski lúc đầu nghĩ rằng một công cụ quản lý dự án sẽ giải quyết được vấn đề của họ. Tuy nhiên, sau công cụ thứ năm, anh đã xem xét lại cách tiếp cận đó.
>> Tham khảo: Mỗi doanh nghiệp đều có một câu chuyện nguồn gốc.
Dymski nói: “Chúng tôi nghĩ rằng chúng tôi đang tìm kiếm một phần mềm, nhưng thực sự, chúng tôi đang tìm kiếm một hệ thống để vận hành đại lý của mình”.
Một công cụ khác sẽ không cứu được GuavaBox khỏi tình trạng phân phối kém. Họ cần áp dụng tư duy vận hành vào các dịch vụ tiếp thị của mình.
Bằng cách tiêu chuẩn hóa các bước và hành động được thực hiện trên từng dự án của khách hàng, họ có thể khiến mọi thứ có thể mở rộng hơn.
Giờ đây, ý tưởng này có vẻ trái ngược với một số chuyên gia đại lý: Mỗi khách hàng đều có những thách thức và nhu cầu riêng. Các cơ quan không chỉ “đưa ra” công việc.
Dymski nói: “Mặc dù tôi nghĩ rằng có một mức độ tùy chỉnh nào đó xảy ra với mọi khách hàng để làm cho việc gửi đến thực sự đặc biệt và thực sự hiệu quả, nhưng tôi nghĩ cơ sở cho việc này cần một quy trình vận hành mạnh mẽ”.
“Nếu bạn loại bỏ quá trình vận hành đó ra khỏi nó, sẽ có sự hỗn loạn. Bạn thực sự không thể sáng tạo khi đang căng thẳng khi phải cố gắng hoàn thành công việc đúng thời hạn. Nếu bạn triển khai quy trình vận hành đó và bạn có thứ gì đó có thể lặp lại, tôi nghĩ bạn sẽ giải phóng được nhóm.”
2. Tạo quy mô quy trình
Trước khi đi sâu hơn vào việc xem xét nhiều công cụ hơn, họ đã phát triển cái mà họ gọi là kế hoạch trò chơi trong nước. Đó là một quy trình gồm ba giai đoạn phác thảo từng bước từ bắt đầu đến tạo chiến dịch cho đến đạt được kết quả.
Các tính năng của DoInbound được xây dựng dựa trên phương pháp này. Mỗi chiến dịch được chia thành các sản phẩm có thể phân phối và mỗi sản phẩm có thể phân phối được chia thành danh sách các nhiệm vụ có danh sách kiểm tra liên quan.
Dymski nói: “Đó là sổ tay hướng dẫn vận hành cho cơ quan của bạn, nhưng nó không giống như các tài liệu quy trình của bạn nằm trên kệ và không bao giờ được đọc. Mỗi khi tôi giao nhiệm vụ cho nhóm của mình, nó đều có một danh sách kiểm tra với các nhiệm vụ đó.”
Quy trình trực tiếp nơi công việc của bạn được thực hiện. Hai điều đó kết hợp với nhau, hình dung lại cách các đại lý tổ chức hoạt động kinh doanh của họ và sau đó có một nền tảng tuân theo cấu trúc đó, đã mang lại lợi ích lớn cho các đại lý [những người sử dụng nó].”
Ngoài ra, nhóm còn cung cấp chương trình đào tạo cho các lãnh đạo đại lý đang cố gắng học cách tối ưu hóa quy trình làm việc của họ và muốn xây dựng mô hình cung cấp dịch vụ của riêng họ mà không cần phải thử nghiệm mọi cách tiếp cận.
Với hệ thống này và một công cụ giúp hệ thống có thể lặp lại và theo dõi, các đại lý có thể tự tin hơn khi tham gia vào quy trình bán hàng khi biết rằng họ có một quy trình xác định để hoàn thành dự án và đạt được mục tiêu.
Dymski nói: “Chúng tôi giống như những phi công của hãng hàng không, nơi một khách hàng tiềm năng xuất hiện ở sân bay A và nhiệm vụ của chúng tôi là đưa họ từ sân bay A đến sân bay B một cách an toàn”.
“Là nhà tiếp thị trong nước, chúng tôi cần biết cách tận dụng sức mạnh của tất cả các chiến thuật này dựa trên tình hình của họ để đưa họ đến nơi họ cần.
Việc ghi lại mọi giai đoạn của quá trình đó sẽ hợp lý hóa quy trình đó vì bạn không cần phải phát minh lại bánh xe mỗi lần.
Nếu sáu tháng trước bạn nghĩ ra giải pháp cho một vấn đề với một khách hàng khác và bạn đã ghi lại kết quả đó thì bây giờ bạn biết cách thực hiện điều đó cho một khách hàng khác. Và bạn đã tăng tỷ suất lợi nhuận của mình như thế.”
>> Tham khảo: Hướng dẫn về các kênh liên lạc tại nơi làm việc.
3. Đa dạng hóa hoạt động kinh doanh của bạn
Kể từ khi ra mắt DoInbound, Dymski và MacKenzie đã hạn chế sự phát triển của phía đại lý GuavaBox. Thay vào đó, họ đang tập trung vào việc mua lại phần mềm quản lý dự án.
“Đó là đòn bẩy tác động,” Dymski nói. “Với sản phẩm SaaS, bạn có thể tác động đến nhiều cuộc sống nhanh hơn rất nhiều so với việc sử dụng một đại lý.
Bởi vì khi bạn xây dựng một đại lý, yếu tố hạn chế của bạn là quy mô nhóm của bạn. Với sản phẩm phần mềm, về cơ bản bạn đang xây dựng và hoàn thiện một nền tảng.
Mọi cải tiến bạn thực hiện đối với nền tảng đều là một điều may mắn cho mọi khách hàng sử dụng nền tảng đó.”
Nó cũng cho phép những người đồng sáng lập duy trì đội ngũ của họ ở quy mô nhỏ, duy trì sự linh hoạt trong cuộc sống mà họ coi trọng và tạo ra một mô hình kinh doanh bền vững hơn thông qua đa dạng hóa nguồn doanh thu.
Và kinh nghiệm của họ trong việc phát triển, ra mắt và thu hút người dùng cho sản phẩm SaaS là kinh nghiệm mà một ngày nào đó họ có thể tận dụng vào hoạt động kinh doanh mới cho GuavaBox — họ đã biến công ty của mình thành nghiên cứu điển hình tốt nhất.
Và họ đang sử dụng những bài học rút ra từ DoInbound và GuavaBox để cải thiện cả hai mặt kinh doanh.
>> Tham khảo: Doanh nghiệp phải nộp báo cáo tài chính cho những cơ quan nào?
Dymski cho biết: “Việc xây dựng một khóa đào tạo về kế hoạch trò chơi đã giúp chúng tôi xây dựng các kế hoạch trò chơi tốt hơn nhiều cho khách hàng của mình vì bạn phải mổ xẻ mọi thứ mình đang làm và sau đó truyền đạt nó theo cách mà người khác có thể tiếp cận được”.
“Có những lĩnh vực mà DoInbound đã cải tiến GuavaBox và nơi GuavaBox thực sự phục vụ thứ gì đó cho khách hàng và chúng tôi tìm thấy những điểm cốm mà chúng tôi mang về DoInbound để làm cho nền tảng tốt hơn rất nhiều.”
