Theo Chỉ số Cuộc sống Tốt đẹp hơn của OECD, Hoa Kỳ đứng thứ chín từ dưới lên trong số các quốc gia tiên tiến trong hạng mục “cân bằng giữa công việc và cuộc sống”.
Nghiên cứu đó là một phần lý do khiến chúng ta thấy nhiều bài báo được xuất bản hơn về chủ đề năng suất. Mỗi mục tiêu nhằm trả lời câu hỏi hóc búa mà tất cả chúng ta đang đặt ra: Làm thế nào để chúng ta hoàn thành được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn?
>> Tham khảo: Huyền thoại tiếp thị Guy Kawasaki gia nhập Canva.
Và mặc dù có vô số chiến lược giúp chúng ta đạt được năng suất tối đa, nhưng chúng có thể khó áp dụng vì các kỹ thuật đi ngược lại các thói quen chúng ta đã có trong nhiều năm. Nếu bạn gặp khó khăn với các mẹo thay đổi thói quen làm việc hiệu quả như thức dậy sớm hoặc tập thể dục thường xuyên, bạn có thể muốn xem 4 điểm D của năng suất:
- Làm
- đại biểu
- Xóa bỏ
- Sự chậm trễ
Bốn chữ D của năng suất có hiệu quả vì những người thực hành không cần phải thay đổi một thói quen, mà thay vào đó, hãy áp dụng một hệ thống mới. Bốn chữ D luôn hiệu quả cho dù bạn là người dậy sớm hay cú đêm. Không có thành kiến nào đối với hệ thống này — và bạn thậm chí không phải đợi 66 ngày để hệ thống này ăn sâu vào thói quen của bạn.
1. Nguyên tắc của hệ thống năng suất hoạt động
1.1. Làm
Nếu một nhiệm vụ đến với bạn và vừa quan trọng vừa có thể được thực hiện bởi bạn, hãy giải quyết nó ngay lập tức. Hoàn thành nhiệm vụ và đưa nó ra khỏi danh sách việc cần làm của bạn sẽ giúp bạn không lãng phí thời gian đưa ra quyết định về việc có nên bắt đầu hay không và giúp bạn có thời gian cho các dự án khác sau khi hoàn thành.
Nó có thể là một cái gì đó nhỏ như một email, hoặc một cái gì đó lớn như một dự án lớn mà bạn được giao gần đây. Nhưng điều đó không thành vấn đề. Miễn là nhiệm vụ phù hợp với hai tiêu chí trên, bạn có thể thực hiện nó hay không.
1.2. Đại biểu
Trong trường hợp một nhiệm vụ xuất hiện mà một trong các thành viên trong nhóm hoặc đồng nghiệp của bạn có thể hoặc nên xử lý, hãy ủy quyền cho nhiệm vụ đó. Điều này không chỉ giải phóng bạn để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn ở phía trước, mà các thành viên trong nhóm của bạn sẽ luôn bận rộn với các ưu tiên rõ ràng.
1.3. Xóa
Xóa bất kỳ và tất cả các nhiệm vụ mà bạn cho là không quan trọng. Thay vì thêm chúng vào danh sách việc cần làm ngày càng dài, việc xóa các tác vụ này cho phép bạn quản lý danh sách của mình và dành thời gian cho các dự án quan trọng hơn.
>> Tham khảo: Tại sao kể chuyện sẽ là kỹ năng kinh doanh quan trọng?
1.4. Trì hoãn
Cuối cùng, nếu bạn không thể thực hiện một trong ba gợi ý đầu tiên, hãy đặt lời nhắc cho chính mình để xem lại nhiệm vụ sau. Trì hoãn một dự án không khẩn cấp sẽ loại bỏ áp lực phải hoàn thành nó ngay lập tức và cho phép bạn nhắm mục tiêu các nhiệm vụ quan trọng của mình trước.
2. Cách sử dụng 4 D của năng suất
Để xem điều này trông như thế nào trong thực tế, giả sử bạn có bốn nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của mình:
- Cập nhật mục tiêu nhóm hàng năm
- Hẹn cà phê với Leslie
- Trả lời một email lạnh lùng
- Chỉnh sửa một bài đăng trên blog
Bạn nên áp dụng chữ “D” nào cho mỗi nhiệm vụ?
- Giám đốc điều hành của công ty bạn đang tìm kiếm các mục tiêu cập nhật hàng năm cho nhóm của bạn. Đây là một vấn đề cấp bách mà chỉ có thể được thực hiện bởi bạn. Đây là nhiệm vụ của bạn.
- Ủy quyền chỉnh sửa bài đăng cho một nhà văn mong muốn tìm hiểu cách chỉnh sửa. Bằng cách này, lịch blog của bạn luôn được cập nhật và nhóm của bạn đã thiết lập các ưu tiên.
- Mặc dù bạn muốn đi uống cà phê với Leslie, nhưng việc lên lịch cho cuộc gặp đó ngay bây giờ sẽ chỉ khiến bạn mất thời gian. Trì hoãn điều đó cho đến khi bạn hoàn thành nhiệm vụ “làm” của mình.
- Sau khi kiểm tra hộp thư đến, bạn thấy một email lạ từ một đại diện bán hàng mà bạn không biết. Hãy xóa ngay điều này để bạn không bị mất tập trung và luôn cập nhật email.
>> Tham khảo: Quản trị tài chính doanh nghiệp là gì?
Năng suất tối đa có thể khó đạt được vì bạn thường cần phát triển một thói quen mới — và thói quen khó duy trì sau vài ngày hoặc vài tuần.
Với bốn chữ D của năng suất, bạn không cần phát triển một thói quen mới mà thay vào đó, hãy nắm lấy một hệ thống. Bắt đầu cải thiện năng suất của bạn ngay lập tức với hệ thống đơn giản này.
