Tất cả chúng ta đều đã nghe câu nói “thời gian là tiền bạc”. Điều này đặc biệt đúng đối với nhân viên bán hàng. Phân bổ thời gian cho khách hàng tiềm năng này thay vì khách hàng tiềm năng khác có thể là sự khác biệt giữa việc chốt được một hợp đồng trị giá hàng triệu đô la và cánh cửa đóng lại với bạn.
Dành một lượng thời gian nhất định cho một nhóm hoạt động có thể thiết lập một tuần làm việc kỷ lục, trong khi tập trung vào thứ khác có thể đẩy bạn xuống con đường sa sút.
Quản lý thời gian là một trong những nguyên tắc thách thức nhất đối với nhân viên bán hàng. Các đại diện luôn có một số nhiệm vụ quan trọng cạnh tranh để thu hút sự chú ý của họ cùng một lúc. Làm thế nào để họ ưu tiên và tối đa hóa thời gian của họ?
Không cần thêm nhiều giờ hơn trong ngày, một số thủ thuật quản lý thời gian hiệu quả có thể giúp nhân viên tăng năng suất của họ. Dưới đây là 13 mục yêu thích của tôi.
1. Loại bỏ các nhiệm vụ hành chính
Để tối đa hóa thời gian bán hàng của bạn, hãy tìm các tác vụ quản trị mà bạn có thể tự động hóa. Tiết kiệm vài phút chỗ này chỗ kia sẽ nhanh chóng tăng lên — và như một lợi ích bổ sung, bạn có thể hướng nhiều năng lượng hơn vào các hoạt động thực sự mang tính thách thức, chẳng hạn như đưa ra các bản trình diễn hoặc trả lời các câu hỏi hóc búa.
Đây là vài ví dụ:
PandaDoc, tích hợp với HubSpot, là một công cụ tốt cho những người đại diện gửi báo giá và tài sản thế chấp bán hàng. Nó tự động lấy dữ liệu từ CRM của bạn, do đó bạn không cần phải sao chép và dán các chi tiết chính một cách tẻ nhạt. Bạn có thể gửi một đề xuất có giao diện chuyên nghiệp, được cá nhân hóa và không có lỗi chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
Phần mềm lập lộ trình có thể giúp bạn tìm ra cách hiệu quả nhất để đi đến văn phòng của khách hàng tiềm năng, nghĩa là bạn sẽ không bao giờ phải lập lại lộ trình theo cách thủ công nữa.
Cuộc họp HubSpot cho phép người mua đăng ký các vị trí mở trên lịch của bạn ngay lập tức. Nói lời tạm biệt với chuỗi email dài “Còn thời gian X thì sao?” “Xin lỗi, tôi đang bận…. Còn Y thì sao?”
Todoist, một ứng dụng tạo danh sách việc cần làm, sử dụng AI để tìm hiểu thói quen năng suất cá nhân của bạn và lên lịch cho các nhiệm vụ quá hạn của bạn theo đó. Nói cách khác, ứng dụng sẽ tìm ra thời gian tối ưu để bạn hoàn thành mọi việc.
Các công cụ tốt nhất sẽ phụ thuộc vào ngành, công việc hàng ngày và vai trò cụ thể của bạn, vì vậy đây không phải là một danh sách toàn diện. Ý chính là: Tự động hóa càng nhiều hoạt động không bán hàng của bạn càng tốt.
>> Tham khảo: Số liệu tính toán sai của Facebook mà nhà tiếp thị cần biết.
2. Hãy chuẩn bị để xoay
Khi tôi làm công việc bán hàng bên ngoài, tôi sẽ sắp xếp các khách hàng tiềm năng của mình theo địa điểm và luôn ghi ngày liên hệ cuối cùng của tôi cho từng khách hàng tiềm năng.
Nếu tôi đứng dậy cho một cuộc hẹn, tôi có thể nhanh chóng tập hợp lại và kết nối với những khách hàng tiềm năng khác ở gần để đảm bảo một cuộc gặp mới thay vì lái xe trở lại văn phòng hoặc ngồi hóng mát trong quán cà phê cho đến cuộc hẹn tiếp theo.
Chiến thuật này cũng áp dụng cho bán hàng bên trong. Khách hàng tiềm năng luôn bị hủy bỏ, vì vậy nhân viên bán hàng phải luôn sẵn sàng xoay trục sang các hoạt động sinh lời khác. Bí quyết là không chuyển sang các hoạt động đó. Giả sử bạn chuẩn bị có một cuộc gọi thăm dò được lên lịch kéo dài một giờ và các khách hàng tiềm năng sẽ thu hút bạn.
Vì bạn đã sẵn sàng cho cuộc gọi khám phá, hãy dành thời gian còn lại đó để chuẩn bị cho các cuộc gọi khám phá khác mà bạn đã đặt trong tuần đó. Tâm trí của bạn đã tập trung vào quá trình khám phá. Giữ nó ở đó.
Tôi chắc rằng một số bạn đang tự nhủ rằng đó là lời khuyên ngớ ngẩn — bạn nên sử dụng thời gian đó để tìm kiếm khách hàng tiềm năng hoặc thực hiện các cuộc gọi tiếp theo. Nhưng đây là điều. Trừ khi bạn có sẵn khách hàng tiềm năng và chuẩn bị đầy đủ cho khách hàng tiềm năng, rất có thể bạn sẽ lãng phí thời gian để sẵn sàng thực hiện những cuộc gọi đó.
Theo quan điểm của tôi, tìm kiếm khách hàng tiềm năng là một hoạt động có xu hướng hiệu quả hơn khi nó được cân nhắc, lên kế hoạch và lên lịch trình. Điều này đưa chúng ta đến điểm tiếp theo.
3. Gắn bó với nhiệm vụ bạn đang làm
Đa nhiệm là một huyền thoại. Các nghiên cứu đã chỉ ra rõ ràng rằng mọi người thực sự không thể làm hai việc cùng một lúc; họ thực sự chỉ nhanh chóng chuyển đổi giữa các nhiệm vụ.
Và việc chuyển đổi đó làm loãng sự tập trung và khiến mọi người chậm lại vì bộ não của họ phải điều chỉnh theo từng nhiệm vụ. Đây là hai cuốn sách hay về chủ đề này nếu bạn quan tâm: “Your Brain at Work” của David Rock và “Focus” của Daniel Goleman.
Từ góc độ bán hàng, các nhiệm vụ khác nhau sử dụng các cơ trí óc khác nhau. Chẳng hạn, việc đưa ra các bản trình diễn đòi hỏi một tư duy và trọng tâm khác nhiều so với việc chuẩn bị trước cuộc gọi hoặc quản lý quy trình. Đại diện bán hàng có thể đạt được hiệu quả bằng cách nhóm các hoạt động tương tự.
Lấy khảo sát, ví dụ. Giả sử tổ chức của bạn ủng hộ việc sử dụng thư thoại và email như những thành phần quan trọng để tìm kiếm khách hàng tiềm năng và bạn đã lên kế hoạch hai giờ để thực hiện các cuộc gọi tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Một cách tiếp cận là quay số điện thoại, nhận thư thoại của khách hàng tiềm năng, để lại tin nhắn, viết email theo dõi, gửi email, ghi lại hoạt động trong CRM, thiết lập một hoạt động mới để thử và tiếp cận lại khách hàng tiềm năng, sau đó di chuyển đến khách hàng tiềm năng tiếp theo trong danh sách cuộc gọi của bạn và tiếp tục lặp lại chu kỳ này trong hai giờ.
Cách tiếp cận này có thể ngốn rất nhiều thời gian do phải chuyển đổi tất cả các hoạt động. Có rất nhiều cách để hợp lý hóa nó. Một cách là hoạt động nhóm:
Tìm hiểu xem bạn có thể gọi bao nhiêu khách hàng tiềm năng một cách hợp lý trong hai giờ nếu tất cả những gì bạn làm là quay số điện thoại và để lại tin nhắn thư thoại. Nghiên cứu nhiều khách hàng tiềm năng đó trước thời gian tìm kiếm theo kế hoạch và lịch trình của bạn.
Khi đã đến lúc dành cho hai giờ tìm kiếm khách hàng tiềm năng của bạn, hãy mở danh sách các khách hàng tiềm năng đã được nghiên cứu mà bạn muốn gọi.
Gọi cho từng khách hàng tiềm năng và để lại thư thoại được cá nhân hóa dựa trên nghiên cứu trước cuộc gọi của bạn.
Chỉ ghi nhật ký hoạt động cuộc gọi trong CRM và nhanh chóng chuyển sang khách hàng tiềm năng tiếp theo trong danh sách. Nói lại.
>> Tham khảo: Làm thế nào để tổ chức các kênh dịch vụ khách hàng tối ưu?
Vào cuối ngày trong thời gian hành chính đã lên lịch, hãy truy cập lại nhóm khách hàng tiềm năng mà bạn đã gọi để gửi email theo dõi và đặt thời gian bạn muốn liên hệ lại trong CRM.
Động thái đơn giản này để nhóm các hoạt động sẽ mang lại số lượng cuộc gọi cao hơn nhiều, giúp cải thiện tỷ lệ thực sự nói chuyện với ai đó qua điện thoại về những gì bạn đang bán. Và đó là tất cả những gì về nó, phải không?
4. Đối mặt với công việc không thoải mái
Mỗi đại diện có ít nhất một nhiệm vụ cụ thể mà họ không thể chịu đựng được. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, ghi nhật ký hoạt động, viết email theo dõi, v.v. Tôi đã có của tôi. Tôi chắc rằng bạn đã có của bạn.
Điều buồn cười là tất cả chúng ta đều có thể tìm ra nhiều cách để tỏ ra hiệu quả và tránh những nhiệm vụ quan trọng mà chúng ta sợ hãi nhất. Nhưng bằng cách đầu tư quá mức vào một lĩnh vực để tránh làm việc ở lĩnh vực khác, thời gian sẽ rời xa bạn. Và hành vi như vậy cuối cùng luôn bắt kịp bạn.
Điểm mấu chốt: Chỉ cần làm điều bạn không thoải mái và vượt qua nó. Trên thực tế, hãy làm điều đó trước nếu bạn có thể.
5. Tiếp tục đi
Khi một người đại diện đạt được thành công hoặc đạt được mục tiêu hoạt động, họ thường nghỉ ngơi để tự vỗ về mình. Mặc dù tôi không phản đối việc uống cà phê vội vàng, nhưng thời điểm tốt nhất để gọi điện hoặc đặt lịch hẹn là… ngay sau khi bạn có một cuộc gọi tuyệt vời hoặc đặt lịch hẹn quan trọng.
Vì vậy, nếu bạn đã phân bổ một lượng thời gian nhất định cho một hoạt động — chẳng hạn như hai giờ để tìm kiếm khách hàng tiềm năng — đừng dừng lại trước khi hết thời gian ngay cả khi bạn đã đạt được một số thành công ngay từ đầu.
Động lượng là một điều mạnh mẽ. Một khi bạn đã có nó, đừng lãng phí nó. Bạn thậm chí còn có nhiều thứ hơn để tự vỗ về nếu bạn cứ tiếp tục.
6. Cấu trúc ngày của bạn xung quanh người mua của bạn
Theo các chuyên gia, thời điểm tốt nhất để kết nối với khách hàng tiềm năng là vào buổi chiều, buổi sáng sớm, buổi tối, cuối buổi sáng sớm hoặc cuối tuần. Tôi nghĩ về bao gồm nó.
Như bạn có thể biết, không có thời điểm hoàn hảo để kết nối với người mua mục tiêu của bạn. Nó thực sự phụ thuộc vào hành vi của người mua cụ thể đó và cách họ phân bổ thời gian để hoàn thành công việc của mình.
Nếu một nhân viên bán hàng đang bán hàng cho các nhà thầu, việc gọi điện lúc 10 giờ sáng sẽ không hiệu quả vì họ đang bận rộn ở công trường. Ghé thăm một nhà hàng đang kinh doanh bữa trưa và bữa tối phát đạt bất cứ lúc nào sau buổi trưa có lẽ sẽ không mang lại một cuộc trò chuyện thuận lợi.
Cố gắng sắp xếp ngày của bạn xung quanh lịch trình của người mua mục tiêu của bạn để tránh lãng phí thời gian và các cuộc gọi không được trả lời.
7. Hợp lý hóa các nhiệm vụ lặp lại
Tôi không phải là người thích viết kịch bản bán hàng, nhưng thực tế vẫn là nếu công ty của bạn nhắm mục tiêu đến một kiểu người mua nhất định, nhiều khách hàng tiềm năng của bạn sẽ giống nhau.
Vì vậy, thay vì xây dựng một danh sách câu hỏi hoàn toàn mới mỗi khi bạn nói chuyện với khách hàng tiềm năng, hãy phát triển một bộ cốt lõi mà bạn có thể làm việc và tùy chỉnh.
Phát triển một khuôn khổ mà bạn sử dụng để nghiên cứu triển vọng là một ý tưởng thông minh khác. Xem lại các giao dịch trước đây mà bạn đã giành được và tìm kiếm các chi tiết hữu ích lặp đi lặp lại.
Chẳng hạn, có thể bạn đã kết hợp kiến thức bạn tìm thấy trên Crunchbase vào 7 trong số 10 giao dịch gần đây nhất mà bạn đã chốt. Khi bạn biết nguồn dữ liệu nào có giá trị nhất, bạn có thể truy cập ngay vào các nguồn đó khi nghiên cứu các cơ hội mới.
8. Có một đề xuất giá trị ngắn gọn
Một lĩnh vực khác mà nhân viên bán hàng có thể lãng phí thời gian là trong các cuộc trò chuyện giới thiệu. Tại một thời điểm nào đó trong mọi cam kết bán hàng, khách hàng tiềm năng của bạn sẽ hỏi một dạng câu hỏi nào đó, “Vậy thì bạn làm gì?”
Nếu bạn có câu trả lời rõ ràng, ngắn gọn cho những câu hỏi phổ biến mà bạn được hỏi hàng ngày, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để thảo luận về những điều thực sự quan trọng đối với khách hàng tiềm năng của mình và hiểu được cách bạn có thể giúp họ.
Có sẵn một đề xuất giá trị rõ ràng, được trình bày rõ ràng sẽ làm giảm khả năng bạn vấp phải lời giải thích. Và bạn càng ăn nói rõ ràng với người mua thì quá trình bán hàng của bạn càng tiến triển nhanh hơn.
>> Tham khảo: Thuế GTGT là gì? Tổng hợp quy định về đối tượng áp dụng.
9. Tạo mẫu email
Việc viết một email hoàn toàn mới mỗi khi bạn liên hệ với một khách hàng tiềm năng là vô cùng kém hiệu quả. Mặc dù bạn nên điều chỉnh từng thông báo cho phù hợp với từng cá nhân và hoàn cảnh của họ, nhưng bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian nếu bắt đầu với một mẫu thay vì một phương tiện chặn trống.
Xem qua thư mục “Đã gửi” của bạn để tìm các email bạn gửi nhiều lần. Điều đó không chỉ bao gồm các email tiếp cận — bạn cũng nên tạo các mẫu để theo dõi, lên lịch các cuộc họp, tóm tắt các cuộc gọi, v.v.
10. Giảm phiền nhiễu
Có thể khó tập trung khi trang web lãng phí thời gian yêu thích của bạn chỉ cách một cú nhấp chuột. Để đảm bảo bạn luôn tập trung, hãy dứt khoát loại bỏ mọi sự phân tâm.
Nếu bạn không sử dụng một trang web cho công việc của mình, hãy chặn trang web đó bằng tiện ích mở rộng Blocksite của Chrome hoặc bằng cách làm theo các hướng dẫn sau để hạn chế các trang web trên Safari.
Các đại diện cũng nên cất điện thoại di động của họ ra khỏi tầm mắt. Thật quá hấp dẫn để kiểm tra mạng xã hội hoặc tin nhắn của bạn nếu bạn có thể nhìn thấy hoặc nghe thấy các thông báo xuất hiện.
